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Dans un monde qui se numérise rapidement, la facturation électronique, ou logiciel de facturation électronique, est de plus en plus répandue. La France a récemment mis en place un nouveau mandat de facturation électronique, qui concerne les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Dans ce blog, nous allons explorer ce que ce mandat implique, pourquoi il a été introduit, et ce que les responsables de l’AP peuvent faire pour assurer la conformité et maximiser les avantages.
Qu’est-ce que le nouveau mandat de facturation électronique en France ?
La facturation électronique fait référence à l’archivage, à la transmission et au suivi électroniques des factures. Elle s’applique à tous les achats et ventes entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA.
En outre, la déclaration électronique consiste à transmettre aux autorités fiscales les informations pertinentes relatives aux opérations commerciales non couvertes par la facturation électronique.
Quelles sont les nouveautés du mandat de facturation électronique français ?
Dans le cadre du nouveau mandat de facturation électronique français, les factures doivent répondre à des exigences spécifiques, notamment :
1. Respecter un formulaire électronique standardisé.
2. Inclure les informations obligatoires dans un format donné.
3. être transmises via une plateforme dédiée.
Il est important de noter que les factures papier numérisées et les factures au format PDF ne sont plus conformes à la réglementation.
Pourquoi le mandat de facturation électronique en France?
L’introduction du mandat de facturation électronique en France s’aligne sur la transformation réglementaire déjà en cours dans l’Union européenne. Pour les entreprises françaises, il y a plusieurs avantages :
1. Amélioration de la conformité et de la précision des opérations.
2. Accélération du temps de traitement grâce à l’automatisation et à l’efficacité de la collecte des flux de trésorerie.
3. Amélioration de la traçabilité et de l’auditabilité.
4. Réduction des coûts grâce au passage des transactions papier aux transactions électroniques.
Quand les entreprises doivent-elles mettre en œuvre l’obligation de facturation électronique en France ?
À partir du 1er juillet 2024, les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront se conformer à l’obligation de facturation électronique.
Comment les entreprises peuvent-elles se conformer à l’obligation de facturation électronique en France ?
Pour se conformer à l’obligation de facturation électronique, les entreprises ont plusieurs options :
1. Sélectionner les opérateurs de dématérialisation (OD) et les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) de leur choix.
2. Collaborer avec les prestataires de services existants qui proposent des solutions de facturation électronique.
3. Utiliser directement le portail public de facturation (PPF).
Que peuvent faire les responsables de l’AP ?
En tant que responsable de la comptabilité fournisseurs, il est essentiel de se tenir informé et de prendre des mesures proactives pour assurer la conformité avec les exigences françaises en matière de facturation électronique. Familiarisez-vous avec les points suivants pour naviguer efficacement dans les exigences et optimiser vos processus de facturation :
1. Comprendre les exigences relatives à l’envoi de factures électroniques:
Prenez note des dates limites pour l’envoi des factures électroniques en fonction de la taille de votre entreprise. Les grandes entreprises doivent s’y conformer d’ici au 1er juillet 2024, les entreprises de taille moyenne d’ici au 1er janvier 2025, et les entreprises de taille moyenne à petite et les micro-entreprises d’ici au 1er janvier 2026. La connaissance de ces échéances vous permet de planifier et de mettre en œuvre les changements nécessaires en temps utile.
2. Se préparer à recevoir des factures électroniques:
Assurez-vous que votre solution AP peut recevoir et traiter les factures électroniques dans les formats obligatoires, à savoir UBL 2.1, UN/CEFACT CII et Factur-X, à partir du 1er juillet 2024. Vérifiez la compatibilité et apportez les ajustements nécessaires à vos systèmes ou logiciels pour traiter efficacement ces formats.
3. Adopter la gestion du cycle de vie des factures:
Les mandats de facturation électronique français exigent également la gestion du cycle de vie des factures, ce qui implique la transmission de mises à jour régulières de l’état des factures à la plate-forme gouvernementale PPF. Mettez en place des processus pour vous conformer à cette exigence, soit en vous intégrant directement au PPF, soit en utilisant une plateforme de numérisation partenaire (PDP). Rester informé sur les statuts obligatoires et optionnels des factures afin de garantir l’exactitude des rapports.
4. Familiarisez-vous avec les exigences en matière de déclaration électronique:
Bien que la facturation électronique ne soit pas obligatoire pour les transactions B2C et transfrontalières, les entreprises françaises devront soumettre des fichiers de déclaration électronique pour ces transactions. Assurez-vous de bien comprendre les points de données et les formats requis pour la déclaration. Les entreprises soumises au régime normal doivent soumettre les fichiers quatre
jours après la fin de la semaine, tandis que les autres entreprises disposent d’un délai de sept jours après le dernier jour du mois.
5. Explorer les options de transmission des données :
Le gouvernement français propose deux options pour la transmission des données : la soumission directe dans la plateforme gouvernementale PPF (Portail public de facturation) ou l’utilisation d’une solution tierce d’un fournisseur de services accrédité connu sous le nom de PDP (plateforme de dématérialisation partenaire). Evaluez et choisissez l’option la plus adaptée aux besoins et aux processus de votre organisation.
6. Transition vers les formats de facture acceptés:
Gardez à l’esprit que seuls des formats de facture électronique spécifiques, tels que UBL 2.1, UN/CEFACT CII et Factur-X, seront acceptés à l’issue des délais prescrits. Au plus tard en 2026, les factures papier et les simples factures PDF ne seront plus valables pour la facturation électronique interentreprises en France. Planifiez en conséquence pour vous assurer que vous pouvez générer et traiter des factures dans les formats approuvés. En outre, prenez des dispositions pour l’archivage électronique des factures afin de vous conformer à l’obligation d’archivage électronique des factures d’ici 2026.
Le logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs de Zycus :
Le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs de Zycus est conçu pour répondre aux exigences de conformité de la facturation électronique en France. En s’appuyant sur la solution de Zycus, les entreprises peuvent:
1. Réduire de 50 % le temps moyen de traitement des factures.
2. Réaliser d’importantes économies, par exemple 2,7 dollars par courriel traité.
3. Assurer une conformité parfaite avec les exigences en matière de facturation électronique.
Le nouveau mandat de facturation électronique français apporte un changement transformateur pour les entreprises opérant en France. Les responsables de la comptabilité fournisseurs et les CPO ont un rôle essentiel à jouer pour guider leurs organisations dans cette transition. En comprenant les exigences, en tirant parti de solutions d’automatisation des comptes fournisseurs telles que Zycus et en collaborant avec les parties prenantes concernées, les entreprises peuvent garantir la conformité, rationaliser les opérations et tirer parti des avantages de la facturation électronique.
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